056.3 Bài 1

Giao tiếp đồng bộ là một cách giao tiếp rất hiệu quả nhưng đồng thời cũng đòi hỏi rất cao. Nó đưa mọi người lại gần với nhau trong cùng một thời điểm và một không gian vật lý hoặc ảo.

Một cuộc họp trực tiếp là một phương pháp lý tưởng để giao tiếp một cách tương tác thay vì gửi những email dài dòng có nguy cơ gây hiểu lầm. Giả sử chúng ta đang muốn tìm hiểu thêm về một dự án mã nguồn mở và làm quen với mọi người trong cộng đồng. Email và trang web có thể giúp giới thiệu và khiến cho rào cản gia nhập giảm bớt; tuy nhiên, một ấn tượng ban đầu thực sự tốt sẽ được hình thành khi chúng ta thực sự có thể nói chuyện trực tiếp với ai đó — chính những tương tác trực tiếp này thường sẽ khiến mọi người thích thú hơn về một dự án mã nguồn mở và làm họ nảy sinh muốn đóng góp cho dự án.

Ngoài việc giúp mọi người hiểu nhau hơn, các cuộc họp đồng bộ cũng rất hữu dụng khi chúng ta cần thảo luận mọi việc thông qua tương tác (ví dụ như trong trường hợp xảy ra xung đột hoặc vấn đề, hoặc khi chúng ta phải chia sẻ một thông điệp tiêu cực).

Nhược điểm của nó là các dự án quốc tế sẽ phải đối mặt với một thách thức mà công nghệ không thể vượt qua được: sự khác biệt về múi giờ. Nếu dự án có những người đóng góp sống ở các châu lục khác nhau, sẽ rất khó để tìm được một khung giờ họp phù hợp với tất cả mọi người. Một người nào đó ở Úc có thể vừa mới thức dậy, trong khi một người khác ở châu Âu lại sắp kết thúc một ngày làm việc. Một thách thức nữa là một số người chỉ có thể làm việc vào ban đêm hoặc cuối tuần, trong khi những người khác lại thích làm việc trong giờ hành chính.

Ngoài ra, không phải ai cũng có thể nói tiếng Anh trôi chảy, và hiện vẫn chưa có công cụ dịch thuật trực tiếp nào có thể được truy cập một cách rộng rãi. Điều này cũng tạo ra thêm một rào cản khác nữa.

Mặc dù vậy, các cuộc họp video là một trong những công cụ giao tiếp thường xuyên nhất trong các dự án mã nguồn mở. Dự án LibreOffice — được dùng làm ví dụ cho bài học này — có các cuộc họp trực tuyến thường xuyên cho cộng đồng của mình (ví dụ như các nhà phát triển, tiếp thị, cơ sở hạ tầng, đảm bảo chất lượng, trải nghiệm người dùng và thiết kế).

Giao tiếp không đồng bộ cho phép chúng ta tham gia thảo luận vào thời điểm và tốc độ thuận tiện đối với bản thân. Ví dụ được biết đến nhiều nhất có lẽ chính là email: chúng ta có thể trả lời một email bất cứ khi nào chúng ta muốn dù là sau một phút, một tiếng hay thậm chí là một ngày.

Đối với giao tiếp không đồng bộ, nội dung thường ở dưới dạng chữ viết — điều này mở ra tính năng dịch máy. Điều này có thể giúp chúng ta đọc và hiểu các tin nhắn được viết bằng các ngôn ngữ khác với ngôn ngữ mẹ đẻ của mình. Chúng ta thậm chí cũng có thể dịch ngược lại câu trả lời của chính mình.

Ngoài ra, nội dung khi được viết ra có thể sẽ giúp chúng ta dễ dàng ghi nhớ kiến ​​thức và tạo tài liệu hơn. Giả sử chúng ta muốn viết một tài liệu hỗ trợ về cách sử dụng một tính năng cụ thể của phần mềm: nếu chúng ta giải thích cho người dùng qua điện thoại, việc chuyển lời nói của mình thành một trang tài liệu phù hợp sẽ khó hơn nhiều so với khi chúng ta giải thích quy trình bằng một văn bản.

Một lưu ý cuối cùng nhưng cũng không kém phần quan trọng: giao tiếp cũng phụ thuộc vào người tiếp nhận giáo tiếp — tức là cả nội bộ lẫn bên ngoài. Cách viết một ghi chú kỹ thuật nội bộ dành cho các quản trị viên hệ thống sẽ khác với cách viết một thông cáo báo chí được gửi đến hàng trăm nhà báo. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng, do bản chất của một dự án mã nguồn mở, các giao tiếp thường không được định sẵn là dành riêng cho một đối tượng công chúng vẫn sẽ có thể được hiển thị một cách công khai — ví dụ như trong kho lưu trữ danh sách gửi thư (trong trường hợp của LibreOffice sẽ là https://listarchives.documentfoundation.org/).

Email chính là một trong những công cụ “kinh điển” đầu tiên mà chúng ta sẽ gặp khi tham gia vào một dự án mã nguồn mở. Có nhiều dự án chạy các danh sách gửi thư — về cơ bản là các danh sách phân phối dành cho email: chỉ với một email, chúng ta có thể tiếp cận tới hàng trăm hoặc thậm chí là hàng nghìn người đăng ký theo dõi quan tâm đến các chủ đề cụ thể.

Danh sách gửi thư là một trong những công cụ lâu đời nhất được biết đến trong bất kỳ một dự án mã nguồn mở nào và được sử dụng để phối hợp nội bộ dự án cũng như để tương tác với người dùng. Nếu có câu hỏi về phần mềm hoặc muốn báo cáo lỗi trong chương trình, khả năng cao là sẽ có một danh sách gửi thư cho phép chúng ta làm điều này. Ví dụ: cộng đồng LibreOffice cung cấp nhiều danh sách gửi thư quốc tế và địa phương cho nhiều chủ đề khác nhau (https://www.libreoffice.org/get-help/mailing-lists/) từ hỗ trợ người dùng đến các thảo luận và phối hợp cơ sở hạ tầng của nhà phát triển (Trang web danh sách gửi thư của LibreOffice).

Mỗi lá thư được gửi đi thường cũng sẽ được lưu trữ trong kho lưu trữ danh sách gửi thư công khai nhằm mục đích tham khảo trong tương lai. Một khi đã được gửi, thư sẽ không thể dễ dàng bị xóa đi. Có một câu nói rất phổ biến là “Internet không bao giờ "forget" (quên)”. Do đó, chúng ta nên cẩn thận với những gì mình viết vì khả năng cao là chúng ta sẽ không thể rút lại chúng. Một số người để địa chỉ hoặc số điện thoại cá nhân trong chữ ký hoặc gửi các tài liệu mật dưới dạng tệp đính kèm — đây là những ví dụ về các hành vi mà chúng ta nên tránh.

Một nhược điểm của danh sách gửi thư chính là việc quản lý chúng trong các chương trình thư không phải lúc nào cũng đơn giản. Chúng ta sẽ cần tới thứ được gọi là bộ lọc dựa trên các thành phần thư cụ thể (ví dụ như tiền tố trong chủ đề thư). Những thao tác cần tới sự tinh tế trong việc quản lý một số lượng lớn email có thể sẽ là một rào cản đối với những người dùng thiếu kinh nghiệm — đặc biệt là nếu thư của chúng ta là thư gửi một lần. Do đó, ngày càng có nhiều dự án chuyển hướng sang diễn đàn thảo luận mà chúng ta sẽ sớm cùng tìm hiểu sau đây.

Bản tin chính là một hình thức đặc biệt của danh sách gửi thư. Nếu muốn cập nhật những diễn biến mới nhất của dự án và nhận thông báo về các bản phát hành phần mềm mới, chúng ta có thể đăng ký nhận bản tin và nhận email về những sự kiện quan trọng.

Ngoài việc phải quản lý danh sách gửi thư trong ứng dụng email, một nhược điểm khác của email chính là ngày càng có nhiều người — đặc biệt là thế hệ trẻ --không còn thích giao tiếp qua email nữa. Vì nhiều lý do khác nhau, ngày càng có nhiều dự án mã nguồn mở chuyển hướng việc giao tiếp của họ sang diễn đàn thảo luận. Ý tưởng này nhìn chung cũng khá giống với email: mỗi diễn đàn sẽ có nhiều danh mục khác nhau với các đề tài cụ thể để mọi người cùng tham gia thảo luận — các danh mục này được gọi là các chủ đề. Tương tự như email, trên diễn đàn, chúng ta có thể liên hệ với dự án mã nguồn mở và phối hợp các hoạt động, đưa ra các đề xuất về hướng đi của dự án cũng như báo cáo lỗi với tư cách là người dùng cuối.

Mọi thứ được đăng lên một diễn đàn thường sẽ được hiển thị cho toàn bộ công chúng nhìn thấy giống như trong danh sách gửi thư; nhưng điểm khác biệt là ở chỗ, tùy thuộc vào cấu hình của diễn đàn, nội dung cũng có thể sẽ được chỉnh sửa hoặc xóa đi sau đó. Khả năng sử dụng của diễn đàn — đặc biệt là đối với người dùng thiếu kinh nghiệm — thường tốt hơn so với danh sách gửi thư. Dự án LibreOffice đã bắt đầu chuyển đổi một số danh sách gửi thư của mình thành các diễn đàn (https://community.documentfoundation.org/) và kể từ đó đã nhận thấy sự gia tăng trong việc tham gia thảo luận.

Một cách khác để liên lạc với cộng đồng mã nguồn mở chính là thông qua tin nhắn tức thời và các nền tảng trò chuyện. Với sự gia tăng của các công cụ phổ biến như WhatsApp, Telegram, Signal và Matrix, hầu như mọi người đều đã cài đặt một trong những ứng dụng phổ biến này trên thiết bị của họ. Điều này khiến cho rào cản gia nhập giảm đi rất nhiều. Tin nhắn tức thời cũng phổ biến hơn nhiều đối với thế hệ trẻ so với email hoặc diễn đàn. Do đó, không có gì ngạc nhiên khi nhiều dự án mã nguồn mở hiện nay đều áp dụng chúng.

Người tham gia trò chuyện sẽ nhập tin nhắn được gửi đến tất cả những người tham gia khác tương tự như email. Tùy thuộc vào nền tảng trò chuyện, tin nhắn có thể trở nên phong phú bằng các định dạng, đồ họa và tệp đính kèm khác nhau.

Về mặt cấu trúc, các ứng dụng tin nhắn cũng được tổ chức tương tự như các diễn đàn hoặc email. Có một số nhóm hoặc kênh có sẵn để chúng ta có thể tham gia thảo luận về các chủ đề mà mình quan tâm. Tin nhắn thường có thể được chỉnh sửa hoặc xóa và thường cũng có các kênh chỉ sử dụng để thông báo có chức năng tương tự như các bản tin email.

Một nhược điểm của các ứng dụng nhắn tin tức thời là mọi người thường cài đặt chúng trên điện thoại của họ để có thể nhận được thông báo về mọi tin nhắn được gửi. Điều này có thể nhanh chóng gây ra tình trạng thông tin hoặc “mệt mỏi vì thông báo”. Tuy nhiên, với một cấu hình phù hợp, chúng ta có thể kiểm soát được những thông báo này.

Một nhược điểm khác nữa là nhiều ứng dụng nhắn tin đều là sản phẩm độc quyền và nằm trong tay một nhà cung cấp. Điều này làm cho việc lưu giữ thông tin lâu dài trở nên phức tạp hơn vì dữ liệu không thể được truy cập một cách miễn phí.

Các dự án mã nguồn mở hoạt động trong môi trường mở dựa trên các tiêu chuẩn mở và các công cụ mở. Do đó, điều quan trọng là chúng ta phải hiểu được cách các công cụ khác nhau được thiết kế về phương diện khả năng tương tác. Chúng ta có thể chia các lựa chọn ra thành ba loại chính.

Một nền tảng độc lập sẽ chạy biệt lập cho riêng một cộng đồng. Các diễn đàn hoặc wiki là một ví dụ và chúng thường không được kết nối với các tiến trình của các dự án khác.

Các hệ thống phi tập trung hoặc liên kết chạy riêng cho từng cộng đồng nhưng lại có thể kết nối với nhau. Email chính là một ví dụ vì máy chủ email cục bộ có thể gửi email đến bất kỳ một máy chủ email nào khác trên thế giới. Các ví dụ khác là Nextcloud và ownCloud có thể “liên kết” chia sẻ tệp với các máy chủ khác hay dịch vụ nhắn tin Element nơi chúng ta có thể giao tiếp với người dùng của các máy chủ khác. Các nguyên tắc tương tự cũng áp dụng cho mạng xã hội Mastodon.

Cả các nền tảng độc lập và phân tán đều có một lợi thế lớn: dự án mã nguồn mở vẫn sẽ kiểm soát toàn bộ nội dung và các chức năng. Mọi kiến ​​thức được lưu trữ trong hệ thống như vậy vẫn là tài sản của cộng đồng mã nguồn mở và sẽ không bị bên thứ ba quản lý.

Mặt khác, một hệ thống tập trung sẽ được điều hành bởi một nhà cung cấp và không tương tác với bên thứ ba. Ví dụ điển hình chính là các mạng xã hội như Facebook hoặc Instagram hay các ứng dụng nhắn tin như WhatsApp hoặc Telegram. Tất cả các nội dung sẽ được lưu trữ trên máy chủ của nhà cung cấp bên ngoài và sẽ tuân theo các điều khoản và điều kiện của họ.

Nếu đang hoạt động trong một cộng đồng mã nguồn mở, chúng ta có thể liên lạc với nhau bằng cả ba tùy chọn này. Các hệ thống tập trung rất hữu dụng trong việc tiếp cận mọi người vì chúng rất phổ biến và có một lượng người dùng lớn. Tuy nhiên, đối với công việc thực tế trong dự án, một hệ thống liên kết hoặc độc lập do cộng đồng kiểm soát sẽ là lựa chọn tốt nhất.

Một trong những công cụ cộng tác lâu đời và phổ biến nhất chính là wiki. Trở nên phổ biển đặc biệt bởi Wikipedia, một wiki sẽ cho phép nhiều người dùng làm việc cùng nhau trên một trang web được biên soạn từ nhiều tài liệu hoặc “bài viết”. Chúng có thể được nhóm thành nhiều danh mục khác nhau, được lọc theo ngôn ngữ và chứa nhiều định dạng, bảng tính và hình ảnh.

Wiki thường được sử dụng như một cơ sở kiến ​​thức nơi ai cũng có thể đóng góp. Nếu muốn đóng góp nội dung cho một dự án mã nguồn mở, việc tham gia vào wiki của họ là một trong những cách đơn giản nhất. Chúng ta có thể lấy nội dung hiện có và dịch sang ngôn ngữ mẹ đẻ của mình, chỉnh sửa và cập nhật các bài viết hiện có hoặc tạo nội dung mới. Trong wiki của dự án LibreOffice (https://wiki.documentfoundation.org), chúng ta có thể tìm thấy các tài liệu tiếp thị, biên bản họp hội đồng quản trị, hướng dẫn cài đặt và lập kế hoạch hội nghị - tất cả đều bằng nhiều ngôn ngữ khác nhau (LibreOffice Wiki).

Nhiều dự án mã nguồn mở cũng lưu trữ tài liệu và hệ thống trợ giúp tích hợp của chương trình trong wiki. Ngoài ra, các phiên bản cũ của một trang — được gọi là các bản sửa đổi — cũng sẽ được lưu trữ cho mục đích tham khảo trong tương lai.

Mặc dù wiki cũng có thể lưu trữ các tệp dự án nhưng chúng ta còn có nhiều công cụ tốt hơn dành cho mục đích này. Chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các công cụ đó trong bài học này.

Một công cụ thường được sử dụng khác trong một dự án nguồn mã mở là trình theo dõi Lỗi (bug trackers) hay còn được gọi là trình theo dõi Sự cố (issue trackers). Nếu phát hiện ra một vấn đề trong phần mềm hoặc muốn đề xuất một tính năng mới, chúng ta có thể chỉ nghĩ đơn giản là gửi đi một email về vấn đề đó. Tuy nhiên, với một công cụ chuyên dụng như trình theo dõi Lỗi, chúng ta có thể cung cấp tất cả các thông tin và các bước cần thiết để tái tạo một vấn đề theo một cách có cấu trúc để giúp các nhà phát triển tái tạo vấn đề một cách dễ dàng hơn. Một báo cáo có cấu trúc như vậy được gọi là một báo cáo lỗi (bug report).

Ngoài ra, thông tin sẽ không bị mất và dự án sẽ không bỏ quên vấn đề; nó có thể giao vấn đề cho đúng người và xem xem có bao nhiêu lỗi đang được xử lý hoặc đang trong quá trình sửa chữa.

Dự án LibreOffice cung cấp một công cụ theo dõi lỗi mà mọi người đều có thể đóng góp (https://bugs.documentfoundation.org).

Một công cụ tương tự chính là bộ phân trợ giúp (helpdesk) hoặc hệ thống gửi phiếu yêu cầu (ticketing system). Trọng tâm của nó không tập trung vào việc báo cáo các vấn đề về phần mềm mà là giúp người dùng giải quyết mọi loại vấn đề và yêu cầu (chẳng hạn như đối với trang web của dự án).

Bộ phận trợ giúp cổ điển là một đường dây nóng dành cho dịch vụ khách hàng. Khách hàng sẽ gọi điện và báo cáo sự cố và sau đó sự cố này sẽ được chuyển thành một chiếc vé. Quy trình làm việc của một hệ thống bộ phận trợ giúp thường xoay quanh các ưu tiên, mức độ leo thang và thời gian phản hồi.

Không phải tất cả các cộng đồng mã nguồn mở đều cung cấp một hệ thống như vậy, nhưng rất nhiều công ty thương mại đều có dịch vụ này. Ví dụ như đối với dự án LibreOffice, có một hệ thống gửi phiếu yêu cầu cho cơ sở hạ tầng để báo cáo các vấn đề về máy chủ và dịch vụ web.

Một công cụ quan trọng khác trong việc cộng tác là hệ thống quản lý nội dung (CMS). Đúng như tên gọi, nó giúp chúng ta quản lý nội dung, đặc biệt là đối với các trang web. Nếu bạn có nhu cầu đóng góp vào nội dung hoặc thiết kế trang web của một dự án, hãy làm quen với CMS của họ.

Tương tự như wiki, hệ thống CMS sẽ giúp cấu trúc nội dung theo danh mục và ngôn ngữ. Chúng thường cung cấp một trình soạn thảo WYSIWYG (“what you see is what you get” - những gì bạn thấy là những gì bạn sẽ nhận được) và nhúng mọi thứ vào một mẫu phù hợp: tiêu đề, tiêu đề phụ, bố cục trang và mục menu sẽ được thực hiện tự động; do đó, chúng ta có thể tập trung hoàn toàn vào nội dung. Ngoài ra, trong trường hợp phải thiết kế lại trang, nội dung sẽ không biến mất mà sẽ được điều chỉnh theo mẫu mới.

Chúng ta không được nhầm lẫn giữa hệ thống quản lý tài liệu với hệ thống quản lý nội dung. Trong khi một CMS được thiết kế để hiển thị nội dung theo mẫu được xác định trước (chẳng hạn như để trình bày trang web) thì DMS lại được sử dụng để quản lý các tài liệu như hợp đồng, hóa đơn, biên lai, tin nhắn email và tất cả các loại thư từ khác.

Một điểm khác biệt nữa là CMS thường được sử dụng để trình bày công khai, trong khi DMS chủ yếu được sử dụng để quản lý các tài liệu nội bộ.

Với tư cách là người đóng góp cho một dự án mã nguồn mở, chúng ta sẽ ít có khả năng "chạm trán" với hệ thống quản lý tài liệu vì hệ thống này thường dành riêng cho các vai trò cụ thể như kế toán hoặc pháp lý.

Tài liệu hướng dẫn dành cho người dùng cuối là loại tài liệu được biết đến nhiều nhất; chúng sẽ giải thích cách sử dụng phần mềm. Nếu chưa biết về một tính năng hoặc chức năng nào đó trong chương trình, tài liệu hướng dẫn — có thể là từ dưới hình thức các trang trợ giúp riêng lẻ cho đến một cuốn sách hoàn chỉnh — chính là nơi đầu tiên chúng ta cần tham khảo.

Trang web tài liệu - nơi giải thích cách sử dụng phần mềm - thường là một trong những trang web được truy cập nhiều nhất bên cạnh trang web sản phẩm nơi sẽ cung cấp cho chúng ta một cái nhìn tổng quan về phần mềm và cộng đồng sử dụng phần mềm.

Để sử dụng trong các môi trường lớn hơn (như trong một công ty), tài liệu quản trị viên sẽ cung cấp tất cả những thông tin có liên quan để triển khai phần mềm trên quy mô lớn hơn. Những thông tin này bao gồm việc kết nối với cơ sở dữ liệu người dùng và lưu trữ tệp, quản lý cấu hình tập trung và xử lý cập nhật.

Một loại tài liệu khác được hướng đến các nhà phát triển và được gọi là tài liệu dành cho nhà phát triển hoặc tài liệu kiến ​​trúc. Nếu là một nhà phát triển và muốn đóng góp vào mã của một chương trình, tài liệu này sẽ cho chúng ta biết về kiến ​​trúc phần mềm, các tiêu chuẩn mã hóa và các công cụ và quy trình làm việc được sử dụng để làm việc trên phần mềm.

Dự án LibreOffice đã xuất bản một hướng dẫn dành cho nhà phát triển trên wiki của mình để giúp các nhà phát triển quan tâm tham gia vào cộng đồng (https://wiki.documentfoundation.org/Documentation/DevGuide).